Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza
Sfide, Opportunità e Passi essenziali
La digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.
Molte aziende operano ancora con processi farraginosi e disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.
In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, perché quello che una volta era difficile da digitalizzare ora non lo è più, e i risultati ottenibili possono fare davvero la differenza.
I Vantaggi
1. Gestione centralizzata e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione
La disponibilità di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi tra i vari dipartimenti aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS siano detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di assessment e il conseguente cleaning.
2. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS
Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.
3. Ottimizzazione delle Risorse
L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di più alto livello come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.
4. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose
L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.
5. Aumento della Conformità Normativa
Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.
6. Miglioramento della Conformità Commerciale
Un efficiente controllo delle sostanze chimiche pericolose in azienda permette di rispondere adeguatamente alle richieste degli stakeholder in merito alla gestione dei rischi e al rispetto dei protocolli di settore e/o privati.
7. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza
Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.
8. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità
La gestione più efficiente delle sostanze chimiche pericolose semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.
Strategie di implementazione
I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.
Ecco alcuni consigli su come affrontare efficacemente il progetto.
1. Gestione delle Risorse
selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda
suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili
2. Competenze Tecniche
collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza
per favorire il successo complessivo del progetto, il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente
3. Gestione del Budget
dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando chiaramente rischi e benefici, può aiutare ad ottenere il supporto finanziario necessario
4. Responsabilità Inter-Dipartimentale
poiché le informazioni contenute nelle SDS sono utili a numerose funzioni aziendali, è fondamentale individuare il dipartimento responsabile del progetto
in alcuni contesti è preferibile che sia il top management a sponsorizzare il progetto
Passi essenziali
Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.
Organizzare l'Ingresso delle SDS
Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.
Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato.
È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.
Indicizzare le SDS
Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.
L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:
tempi di lavoro rilevanti
risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti
difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore
mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori
possibilità di errori di trascrizione
difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati
Archiviare le SDS
Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.
La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.
Automatizzare Processi Specifici
Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.
È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.
Monitoraggio delle MRSL
La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di confronto continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste MRSL di riferimento (Manufacturing Restricted Substances List).
Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa la gestione delle MRSL pubbliche, private e/o di settore di interesse dell’azienda, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.
Conclusioni
La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa e commerciale, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.
Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse e del budget, le competenze tecniche e la responsabilità interdipartimentale. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici, ambientali e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.
Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in Cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.
È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.
Stefania Agiato
Every Software Solutions
Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti nel tuo percorso verso la Trasformazione Digitale
