Guidare il percorso in azienda di una SDS: il workflow approvativo
Le SDS (Schede Dati di Sicurezza), i documenti in cui sono contenute le informazioni previste dal regolamento Europeo REACH sulla pericolosità delle sostanze e delle miscele chimiche, sono consegnate lungo la supply chain a corredo dei prodotti chimici acquistati.
Al fine di poter svolgere una corretta valutazione del rischio chimico e mettere a disposizione degli utilizzatori finali informazioni complete e corrette, le SDS ricevute devono essere inserite in un processo costituito da attività finalizzate alla verifica, all’utilizzo e, talvolta, all’arricchimento dei dati che vengono estratti dalle SDS. Il processo di approvazione promuove e fa avanzare nel flusso di lavoro le SDS insieme alla collezione di metadati che vengono gestiti nelle varie fasi del processo stesso.
Le attività previste richiedono figure professionali specifiche, talvolta anche esterne all’azienda, per essere eseguite.
Guidare questo processo è quindi una priorità, sia perché è fondamentale definire chi e quando sia chiamato a svolgere un determinato compito, sia perché le attività devono essere interamente definite e monitorate.
Con Share-SDS Drive il percorso svolto dalla SDS in azienda può essere guidato tramite la configurazione di un workflow approvativo.
Il workflow è costituito da un insieme di regole predisposte al fine di coordinare il flusso delle attività che costituiscono l’intero processo ed è configurato puntualmente sulle specifiche esigenze aziendali di ogni cliente.
Premesso che le esigenze delle aziende possono essere molto diverse fra loro, gli ingredienti base di un workflow sono:
Ruoli
I ruoli corrispondono alle figure professionali che ogni workflow coinvolge. Essi possono essere sia interni all’azienda sia esterni (es. Caricatore, Validatore, Consulente normativo, Medico competente, Responsabile di laboratorio, HSE Manager ecc.)
Attività
Le attività corrispondono ai compiti che ogni figura professionale deve svolgere su ogni SDS (es. ricezione e caricamento nel sistema, verifica della compliance normativa, arricchimento dei metadati a corredo della SDS sia chimici che di business, diffusione in azienda)
Azioni
Le azioni corrispondono alle alternative che ogni figura professionale ha, una volta terminate le attività assegnate. Una SDS può essere ad esempio accettata se soddisfa i requisiti, essere respinta qualora presenti criticità oppure essere oggetto di un trattamento specifico determinato dall’azienda.
Grazie alla configurazione del workflow, Share-SDS Drive permette di definire differenti tipologie di processi che si adattano al cliente in modo sartoriale, definendo uno o più flussi per la gestione di ricezione delle SDS di un nuovo prodotto (anche in fase di R&D), di ricezione dell’aggiornamento di una SDS già presente in azienda, validazione, approvazione di un ente HSE centrale, ricezione e approvazione dall’RSPP di stabilimento (ove presente) ed infine distribuzione capillare agli utilizzatori finali.
Esempio di workflow a bassa complessità:
Una volta configurato un workflow, l’azienda è in grado di coordinare la gestione di tutte le SDS e la valorizzazione dei metadati a corredo da quando arrivano in azienda a quando vengono distribuite ai lavoratori.
Oltre a tracciarne il percorso, la configurazione di un workflow tramite Share-SDS Drive permette di conoscere lo stato di lavorazione di ogni SDS monitorando:
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- quali figure professionali abbiano lavorato sul documento e sui metadati,
- quali attività siano state svolte (dettagliatamente su tutti i metadati),
- in quale momento le attività siano state svolte ,
- quali azioni le attività abbiano generato.
Viene fornita inoltre una funzionalità che permette di verificare la valorizzazione di tutti i metadati durante l’intero percorso, permettendo di risalire ad ogni attività svolta sul documento.
Il corretto utilizzo delle funzionalità di workflow, unito alla possibilità di accedere alle SDS secondo differenti livelli di autorizzazione, è la base per definire una visualizzazione selettiva delle Schede Dati di Sicurezza.
In questo scenario ogni figura professionale, in funzione del ruolo ricoperto, potrà essere autorizzata ad agire sul documento che gli compete nel momento in cui è necessario. Un utente che ricopre il ruolo di Validatore potrà, ad esempio, vedere la SDS durante tutto il percorso; il Medico competente potrà vedere la SDS solo dopo che è stata caricata e validata; gli utenti abilitati in sola lettura, come Capi reparto e Lavoratori, vedranno l’SDS solo al termine del percorso approvativo previsto dall’azienda.
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