Sostenibilità, Riciclo e Riuso

da Stefania Agiato | Ott 30, 2023 | sostenibilità

Sostenibilità, Riciclo e Riuso

Gestione Responsabile dei Prodotti Chimici basata sulle Schede Dati di Sicurezza

Introduzione

In un’epoca in cui la sostenibilità ambientale è una priorità globale, le aziende stanno rafforzando il loro impegno verso una gestione responsabile dei prodotti chimici utilizzati nelle proprie operazioni. Un aspetto fondamentale di questa transizione è il collegamento tra sostenibilità, riciclo e riuso dei prodotti chimici, i cui dettagli critici sulla pericolosità possono essere ottenuti dalle Schede Dati di Sicurezza (SDS). In questo articolo, esploreremo come un approccio informato basato sulle SDS possa migliorare l’impronta ecologica delle aziende, riducendo i rifiuti e promuovendo la sicurezza nell’utilizzo di tali sostanze.

Perché le Schede Dati di Sicurezza?

Le SDS sono documenti informativi essenziali forniti dai produttori di prodotti chimici. Queste schede contengono informazioni dettagliate sui componenti pericolosi e i potenziali rischi per la salute e per l’ambiente legati a tali sostanze. Sono uno strumento vitale per garantire un uso sicuro e responsabile dei prodotti chimici in azienda. Capire nel dettaglio i dati di pericolosità che sono presenti nelle SDS aiuta anche a stabilire le giuste procedure di manipolazione, stoccaggio e smaltimento.

Sostenibilità e Informazioni sulle SDS

Quando si tratta di sostenibilità, l’accesso alle informazioni corrette sulle SDS è fondamentale. Questi documenti forniscono una panoramica esaustiva sui potenziali impatti ambientali e sulla sicurezza associati all’uso di uno specifico prodotto chimico. Basandosi su queste informazioni, le aziende possono prendere decisioni consapevoli riguardanti l’acquisto, l’uso e lo smaltimento dei prodotti chimici, mirando a ridurre l’uso di sostanze pericolose o a implementare misure di protezione più adeguate.

Riciclo e Riuso Informati

Per poter predisporre un piano di economia circolare efficace, è fondamentale andare ad analizzare le Materie Prime utilizzate nel proprio processo produttivo aziendale. Se non si conoscono i livelli di pericolosità delle sostanze in ingresso, non sarà possibile predisporre un piano che preveda il corretto riciclo delle sostanze utilizzate né predisporre il corretto riuso delle stesse. Inoltre, la gestione responsabile e sicura dei rifiuti chimici generati dalle aziende è un aspetto cruciale della sostenibilità ambientale.
Approfondendo l’analisi dei prodotti chimici in uso, qualora i livelli di rischio non rientrassero nelle policy di sostenibilità, sarà possibile ricercare ed eventualmente identificare alternative più sicure e adeguate, permettendo alle aziende di adottare una prospettiva preventiva e ridurre al minimo l’uso di sostanze dannose.

Vantaggi Aziendali e di Sostenibilità

L’utilizzo delle SDS come base informativa per la gestione dei prodotti chimici offre indubbi vantaggi sia per l’azienda che per l’ambiente. Una maggiore consapevolezza dei potenziali rischi consente alle aziende di implementare pratiche di lavoro più sicure, riducendo gli incidenti e la probabilità di esposizione ai pericoli chimici. Ciò può tradursi in una migliore reputazione aziendale e nella fidelizzazione di clienti e consumatori sensibili alle questioni di sicurezza e sostenibilità. Dal punto di vista ecologico, l’uso delle informazioni provenienti dalle SDS può aiutare ad applicare politiche atte a ridurre l’impatto ambientale complessivo delle operazioni aziendali, minimizzando la produzione di rifiuti chimici pericolosi e contribuendo a una gestione più sostenibile delle risorse.

Conclusioni

I dati ottenibili dalle SDS rappresentano una risorsa inestimabile per le aziende che desiderano adottare un approccio sostenibile alla gestione dei prodotti chimici. Con queste informazioni a disposizione, le aziende possono pianificare meglio le loro strategie di riciclo, riuso e smaltimento, riducendo l’impatto ambientale e proteggendo la sicurezza dei propri dipendenti e della comunità circostante.

Eduardo Affinito

Every Software Solutions

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Gestione informata delle SDS per sostenibilità, riciclo e riuso con Every SWS

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Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

da Stefania Agiato | Ott 24, 2023 | digital trasformation, sostenibilità

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Sfide, Opportunità e Passi essenziali

Come affrontare la digitalizzazione del processo di gestione delle SDS - Every SWS

La digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.

Molte aziende operano ancora con processi farraginosi e disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.

In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, perché quello che una volta era difficile da digitalizzare ora non lo è più, e i risultati ottenibili possono fare davvero la differenza.

I Vantaggi

1. Gestione centralizzata e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione

La disponibilità di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi tra i vari dipartimenti aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS siano detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di assessment e il conseguente cleaning.

2. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS

Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.

3. Ottimizzazione delle Risorse

L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di più alto livello come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.

4. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose

L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.

5. Aumento della Conformità Normativa

Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.

6. Miglioramento della Conformità Commerciale

Un efficiente controllo delle sostanze chimiche pericolose in azienda permette di rispondere adeguatamente alle richieste degli stakeholder in merito alla gestione dei rischi e al rispetto dei protocolli di settore e/o privati.

7. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza

Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.

8. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità

La gestione più efficiente delle sostanze chimiche pericolose semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.

Strategie di implementazione

I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.

Ecco alcuni consigli su come affrontare efficacemente il progetto.

La digitalizzazione del processo di gestione delle SDS: sfide e opportunità - Every SWS

1. Gestione delle Risorse

selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda

suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili

2. Competenze Tecniche

collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza

per favorire il successo complessivo del progetto, il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente

3. Gestione del Budget

dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando chiaramente rischi e benefici, può aiutare ad ottenere il supporto finanziario necessario

4. Responsabilità Inter-Dipartimentale

poiché le informazioni contenute nelle SDS sono utili a numerose funzioni aziendali, è fondamentale individuare il dipartimento responsabile del progetto

in alcuni contesti è preferibile che sia il top management a sponsorizzare il progetto

Passi essenziali

Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.

Organizzare l'Ingresso delle SDS

Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.

Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato.

È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.

Indicizzare le SDS

Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.

L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:

tempi di lavoro rilevanti

risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti

difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore

mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori

possibilità di errori di trascrizione

difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati

Archiviare le SDS

Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.

La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.

Automatizzare Processi Specifici

Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.

È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.

Monitoraggio delle MRSL

La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di confronto continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste MRSL di riferimento (Manufacturing Restricted Substances List).

Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa la gestione delle MRSL pubbliche, private e/o di settore di interesse dell’azienda, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.

Conclusioni

La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa e commerciale, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.

Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse e del budget, le competenze tecniche e la responsabilità interdipartimentale. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici, ambientali e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.

Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in Cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.

È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.

Stefania Agiato

Every Software Solutions

Digitalizzare il processo di gestione delle SDS può essere un fattore di eccellenza per l'azienda con Every SWS

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Corretta ricezione e gestione delle SDS

da Stefania Agiato | Ago 30, 2023 | digital trasformation

La corretta ricezione e gestione delle SDS: un elemento chiave per la sicurezza, la compliance e la sostenibilità aziendale

La corretta ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS - con Every SWS

In un mondo aziendale sempre più complesso e normato, la gestione dei documenti e dei flussi informativi è fondamentale per il corretto funzionamento di ogni organizzazione. Tra i vari tipi di documentazione, le Schede Dati di Sicurezza (SDS) assumono un ruolo di primaria importanza, soprattutto quando si parla di rischio ambientale, salute e sicurezza sul lavoro, compliance e sostenibilità.

Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

Rischi associati alla cattiva gestione delle SDS

Per l’azienda, il mancato controllo del processo di ricezione e gestione delle SDS può comportare rischi significativi, che vanno oltre le sfide operative quotidiane affrontate dai reparti HSE. In caso di mancanza di policy e indicazioni sul come gestire rigorosamente questo aspetto, il Top Management può addirittura essere ritenuto responsabile per le conseguenze derivanti dalla mancanza di un adeguato sistema di gestione delle SDS.

Innanzitutto, c’è il rischio legale. La violazione delle leggi e dei regolamenti sulla sicurezza sul lavoro e sulla gestione dei prodotti chimici può comportare rivalse legali, sanzioni elevate e persino azioni penali nei confronti dei dirigenti.

In secondo luogo, c’è il rischio reputazionale. La mancata gestione delle SDS può portare a incidenti sul lavoro o danni ambientali che attirano l’attenzione dei media, danneggiando la reputazione dell’azienda. In un’era in cui i consumatori e gli investitori sono sempre più attenti alla responsabilità sociale delle imprese, i danni alla reputazione possono avere conseguenze a lungo termine sulla competitività e sul valore dell’azienda.

Infine, la mancata gestione delle SDS può compromettere gli sforzi compiuti dall’azienda per documentare la propria sostenibilità. Le SDS contengono infatti informazioni cruciali per la gestione responsabile di sostanze chimiche pericolose, che è un elemento chiave delle pratiche di sostenibilità. Questo aspetto, se non gestito correttamente, ha un impatto fondamentale sul prodotto finale, sul suo eventuale riciclo o rifiuto, in ultima analisi su tutti gli aspetti connessi alla produzione e al consumo responsabile. Senza un adeguato processo di gestione delle SDS, l’azienda può non essere in grado di rispettare gli obiettivi di sostenibilità, di ottenere certificazioni ambientali o di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni da parte degli stakeholder sulla gestione dei rischi.

I rischi della cattiva gestione delle SDS in azienda - Every SWS

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

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False convinzioni relative alle email

da Stefania Agiato | Apr 7, 2023 | digital trasformation

False convinzioni relative alle email

Anche se la usiamo tutti i giorni e, nella maggior parte dei casi ci è utile e non crea problemi, in realtà, a volte, sappiamo poco della posta elettronica.

In questo articolo sono riportate alcune false convinzioni relativamente alle email che chiariscono perché non possono essere utilizzate per la distribuzione sicura e a norma delle SDS ai destinatari dei prodotti.

Sono suddivise in credenze relative alla consegna e al valore di prova.

False convinzioni relative alle email - Every SWS

La Consegna

Se si indica l'indirizzo giusto del destinatario, l'email arriverà certamente

Falso

Anche se l’indirizzo è giusto, ci possono essere motivi per cui un’email non riesce a raggiungere il destinatario. Ad esempio, il server del destinatario potrebbe essere momentaneamente indisponibile, la casella potrebbe essere piena o il messaggio potrebbe essere considerato come SPAM.

Se il messaggio non viene considerato SPAM dall'antispam che utilizza il mittente, certamente l'antispam del destinatario, qualunque esso sia, non bloccherà la email

Falso

Non è necessariamente vero. Anche se un antispam non considera un messaggio come SPAM, c’è sempre la possibilità che un altro antispam lo riconosca come tale.

Se il messaggio non viene recapitato, si riceverà certamente una email di notifica dal server del destinatario

Falso

Non è necessariamente vero. A seconda delle impostazioni del server del destinatario, potrebbe non essere possibile sapere se un messaggio è stato recapitato oppure no.

I casi di mancata ricezione delle email sono così rari che non conviene prenderli in considerazione

Falso

I casi di mancata ricezione sono abbastanza comuni e devono essere considerati nel processo di invio di un messaggio, specie se importante. Alcune stime riportano che la percentuale di email disperse varia tra l’1% a oltre il 10%, dipendentemente dai contesti.

La Prova

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione certa delle email inviate ai destinatari

Falso

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione delle email inviate ai destinatari e può essere utilizzata in caso di contenzioso, ma non può essere considerata come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte. Infatti, i messaggi contenuti tra la posta inviata possono essere facilmente costruiti, ad esempio spostando tra di essi email che non sono mai state spedite. Inoltre, non può essere provato che i messaggi non siano stati alterati dopo l’invio.

La stampa di una email inviata o ricevuta rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto

Falso

La stampa di una email inviata o ricevuta non rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto. La stampa di una email può essere facilmente manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

La data e ora del messaggio riportato in una email rappresenta un'evidenza temporale legalmente probatoria e non ripudiabile che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento

Falso

Il Time Stamp può essere utilizzato come prova legale in tribunale per dimostrare che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento, ma non può essere considerato come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte.

L'esibizione di una email che afferma che un interlocutore ha ricevuto un certo messaggio costituisce prova certa che il messaggio sia stato ricevuto

Falso

Una email può essere facilmente prodotta, manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

Se viene impostata l'opzione "ricevuta di ritorno", quando l'email verrà aperta si riceverà certamente un messaggio di conferma della ricezione

Falso

L’opzione ricevuta di ritorno non garantisce che si riceverà un messaggio di conferma quando l’email verrà aperta, in quanto ciò dipende dal server del destinatario e dalla sua configurazione.

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Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale

da Stefania Agiato | Mar 24, 2023 | digital trasformation

Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale: una bussola per orientarsi

Dematerializzazione, digitizzazione, digitalizzazione e digital trasformation. Come orientarsi - approfondimenti di Roberto Di Martino Every SWS

Siamo chiaramente in un’epoca di “rivoluzione digitale”, che sta velocemente modificando il modo in cui lavoriamo, interagiamo e viviamo le nostre vite. Questa metamorfosi ha generato una gamma di terminologie che, a volte, vengono fraintese e confuse l’una con l’altra.

Da tempo mi occupo di Trasformazione Digitale e spesso mi trovo a constatare che alcuni termini, che hanno un significato preciso, vengono usati in modo intercambiabile, quasi fossero sinonimi.

Definizioni come Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale vengono frequentemente utilizzate con la massima disinvoltura e senza che ci si soffermi sul loro reale significato. Risultato: incomprensioni e aspettative disattese.

Vediamo se è possibile fare un po’ di chiarezza.

Dematerializzazione

E’ finalizzata all’eliminazione della necessità di supporti materiali per archiviare, gestire e trasmettere informazioni. Ciò riduce la necessità di spazio fisico, i costi di produzione e/o di trasmissione, nonché l’impatto ambientale.

Viene subito alla mente la conversione di documenti cartacei mediante scansione “immagine”, che ne produce una loro copia digitale (ad esempio: file in formato PDF “raster” o JPG). Ma questo è solo un esempio, in quanto la Dematerializzazione può essere applicata in molti altri contesti, estendendosi di fatto a qualsiasi processo che intende eliminare la necessità di supporti materiali.

Ad esempio, nel caso degli audio, la Dematerializzazione può essere il trasferimento da supporti fisici come nastri magnetici o vinili a formati digitali come file MP3, AAC o WAV, che possono essere memorizzati, gestiti e trasmessi elettronicamente. Nel caso dei video, può riferirsi alla sostituzione di supporti come le cassette VHS con formati digitali come file MP4, AVI o MKV. Anche in questi casi, la Dematerializzazione comporta la possibilità di memorizzare, gestire e trasmettere video attraverso mezzi elettronici.

E’ da notare che l’attività di Dematerializzazione può avvenire in varie fasi del processo di gestione delle informazioni. Può essere all’origine, per cui viene completamente evitata la creazione dei supporti fisici, ottenendo così il maggior beneficio in termini di efficienza, di risparmio e di minimizzazione dell’impatto ambientale. Ma può anche avvenire in fasi successive, come ad esempio quando il produttore iniziale delle informazioni le invia su supporto materiale e chi le riceve le dematerializza, ad esempio scansionando un documento cartaceo con lo scopo di ottenerne una copia digitale che possa essere archiviata o trasferita in modo più agevole. Di converso, si incontrano talvolta processi “ad alta inefficienza”, in cui un documento viene ricevuto in digitale, viene stampato da chi lo riceve per scriverci un appunto manuale, per poi essere scansionato ed archiviato in formato digitale e infine… distrutto. Va da sé che processi di questo tipo provocano inutilmente lavoro, costi, impatto ambientale e rifiuti… totalmente evitabili, semplicemente ottimizzando il processo grazie ad un corretto utilizzo delle tecnologie digitali.

Digitizzazione

Riguarda la conversione di informazioni analogiche in informazioni digitali. In pratica, non si limita all’eliminazione dei supporti materiali ma si occupa della trasformazione dei contenuti in formato digitale. Ciò contempla la conversione di testi, immagini, audio e video in dati digitali che possono essere elaborati, memorizzati e trasmessi elettronicamente in maniera migliore di come descritto precedentemente. Un esempio di Digitizzazione è la scansione di un documento cartaceo atta a crearne una versione digitale, un po’ come descritto nel caso della Dematerializzazione, ma applicando durante la scansione anche un processo OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition), che ne estrae il testo interpretandone la sua rappresentazione grafica e genera un file in formato PDF “con testo”. Il contenuto diviene così copiabile e ricercabile, ma non è realmente elaborabile con processi evoluti, in quanto non viene applicata alcuna regola che classifichi e strutturi i dati e le informazioni. La Digitizzazione si applica in processi in cui i contenuti sono riportati in formato analogico su supporti materiali ed è sufficiente averne una copia digitale, senza procedere con processi di Digitalizzazione.

Digitalizzazione

Mentre la Digitizzazione si limita alla conversione di dati da analogici a digitali, la Digitalizzazione va oltre, classificando le informazioni digitali (comunque ottenute) per assegnare loro una semantica che le renda informaticamente elaborabili. Ad esempio, da un documento vengono estratte e classificate alcune informazioni, come il tipo del documento, l’autore, il titolo, la data, il corpo del testo, nonché altri dati specifici che possono essere d’interesse per le elaborazioni successive. La trasformazione delle informazioni digitali in Metadati (ottenuta classificandole, organizzandole e strutturandole) consente di migliorare o cambiare processi, modelli di business e interazioni. La Digitalizzazione crea nuove opportunità di business e ottimizza le risorse esistenti attraverso l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali, come l’automazione, le firme digitali, l’intelligenza artificiale, il big data, l’IoT (Internet-of-Things, Internet delle Cose).

Digital Transformation

La Trasformazione Digitale implica invece un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione. Si tratta di un processo di rinnovamento che coinvolge la revisione di processi, competenze, modelli di business e tecnologie, al fine di creare nuovi modi di operare e generare valore. La Digital Transformation va oltre la semplice adozione di nuove tecnologie, poiché implica anche un cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

E’ importante sottolineare che la Trasformazione Digitale è un percorso di transizione. Pur implicando un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione, può essere applicata in modo graduale. Questo significa che le aziende possono introdurre progressivamente nuove tecnologie, processi e competenze, in modo da adattarsi alle sfide e alle opportunità che emergono durante il percorso di trasformazione. Questo approccio scalabile consente alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e gli investimenti associati alla Trasformazione Digitale, evitando di affrontare cambiamenti troppo drastici o rapidi che potrebbero creare problemi o turbolenze interne.

In conclusione, sebbene i termini Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Digital Transformation possano sembrare simili, ciascuno rappresenta un aspetto distinto del percorso di ognuno di noi verso un mondo sempre più digitale. La Dematerializzazione elimina la necessità di supporti fisici, la Digitizzazione converte le informazioni analogiche in formato digitale, la Digitalizzazione classifica e struttura le informazioni digitali in modo da permettere il miglioramento dei processi attraverso la loro elaborazione e la Digital Transformation consente di ridefinire le strategie aziendali e creare nuovi modelli di business fruendo delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali e richiede un importante cambiamento nella strategia e nella cultura organizzativa.

Comprendere queste differenze è fondamentale per le aziende e gli individui che cercano di adattarsi e prosperare nell’era digitale. Ogni processo ha un ruolo importante nel plasmare il nostro futuro e, insieme, questi concetti costituiscono la base per il continuo sviluppo e l’innovazione nel campo della tecnologia, del business e, in ultima analisi, del modo stesso in cui viviamo.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

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