Compliance normativa: conformità legale e del business

Compliance normativa: conformità legale e del business

Compliance normativa: conformità legale e del business.
Every Software Solutions supporta la crescita delle aziende e la digitalizzazione dei processi con soluzioni strategiche

Compliance normativa: every sws supporta le aziende con soluzioni strategiche

Supportiamo la competitività in un mercato sempre più regolamentato

22/01/2025 – Il Sole 24 Ore

Le aziende si trovano oggi a fronteggiare una crescente complessità normativa e l’esigenza di operare in modo conforme alle leggi e agli obiettivi di business. In questo contesto, la digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali sono essenziali per cogliere opportunità di business e affrontare le sfide della sostenibilità. Questo approccio consente di ottimizzare i processi e migliorare efficienza, competitività e gestione dei rischi.

La compliance normativa include leggi, regole e standard obbligatori o volontari applicabili a uno specifico settore o contesto. Rappresenta l’insieme di azioni, processi e strumenti adottati dalle aziende per rispettare normative vigenti e stringenti requisiti di clienti o settori. Non è solo un mezzo per evitare sanzioni, ma un’opportunità per rafforzare la reputazione aziendale e creare valore per gli stakeholder.

La complessità e l’evoluzione costante delle normative, insieme a un flusso continuo di dati aziendali in aggiornamento quotidiano, rendono indispensabili strumenti innovativi in grado di semplificare la gestione dei processi aziendali e garantire un accesso tempestivo e affidabile alle informazioni per tutti gli attori coinvolti. La trasformazione digitale, unita all’automazione dei processi, rappresenta la chiave per centralizzare e strutturare i dati, riducendo complessità, duplicazioni e inefficienze. Ulteriore elemento essenziale è l’implementazione di sistemi di alert e notifiche rivolti agli utenti responsabili, per identificare e segnalare in modo proattivo eventuali non conformità e criticità.

La compliance normativa è fondamentale per Organizzazioni di ogni dimensione, dalle grandi imprese per gestire regolamenti complessi in contesti globali, alle PMI per ottimizzare risorse, ridurre i costi operativi e qualificarsi nelle catene di fornitura.

Un approccio strutturato alla compliance, basato su processi digitalizzati, offre benefici significativi. Migliora efficienza e produttività attraverso l’automazione dei flussi di lavoro, riducendo tempi ed errori. Consente una gestione proattiva dei rischi, con l’adeguamento a normative in continua evoluzione, prevenendo sanzioni e rischi legali. Rafforza la competitività grazie alla trasparenza, verificabilità e affidabilità dei dati, migliorando la reputazione e la fiducia degli stakeholder. Inoltre, è un requisito essenziale per la continuità e la sostenibilità aziendale.

Every Software Solutions offre strumenti innovativi, disponibili come ‘Software-as-a-Service’ in Public Cloud, per semplificare la gestione della compliance normativa, con focus su digitalizzazione e automazione.

SHARE è una soluzione per orchestrare processi di digital transformation, centralizzando dati, creando dossier automatizzati e garantendo una gestione delle transazioni a base documentale tracciabile, sicura e conforme lungo la supply chain. (www.share-cloud.com)

SDS-FullService è una suite avanzata che supporta i reparti HSE, R&D e Sostenibilità con funzionalità di digitalizzazione, archiviazione e distribuzione delle Schede Dati di Sicurezza. Inoltre, permette un monitoraggio proattivo di sostanze chimiche regolamentate da liste normative pubbliche, private o di settore. La soluzione facilita la sostituzione di prodotti chimici pericolosi e segnala la presenza di sostanze non conformi alle liste gestite nei processi di acquisto, progettazione e utilizzo in produzione. ( www.sds-fullservice.com )

Un approccio avanzato alla digitalizzazione

Every SWS semplifica la transizione digitale e i processi di Compliance con soluzioni innovative, versatili, efficienti

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Un ecosistema documentale integrato e digitalizzato

Un ecosistema documentale integrato e digitalizzato

Un ecosistema documentale integrato e digitalizzato

Dall’acquisto del rottame alla vendita del prodotto finito

Un ecosistema documentale integrato e digitalizzato - Share di Every SWS

Share partner di Feralpi nella tracciabilità siderurgica end-to end

Every Software Solutions è finalista all’evento Digital360 Awards 2024 nella categoria Cloud Computing con il progetto: “Share partner di Feralpi nella tracciabilità siderurgica end-to-end”. In questo progetto, la nostra soluzione Share adottata dal Gruppo Feralpi, digitalizza i processi documentali nella produzione siderurgica, garantendo tracciabilità completa dall’acquisto del rottame alla vendita del prodotto finito. Share, soluzione SaaS in Public Cloud, offre sicurezza, flessibilità e operatività continua, contribuendo a creare un ecosistema documentale integrato e automatizzato.

Tracciabilità Siderurgica end-to-end paperless e innovativo, grazie a Share – dall’articolo di Zerounoweb

Produrre acciaio non significa non innovare, anzi, questo settore ha di fronte importanti sfide e interessanti margini di evoluzione

Il settore siderurgico, pur producendo acciai per costruzioni, non è esulato dal dover gestire processi documentali anche “ingombranti” in termini di tempo ed effort. Ha il dovere di garantire la tracciabilità, dall’acquisto del rottame alla vendita del prodotto finito, un’impresa non semplice ma che grazie alla digitalizzazione può essere trasformata in fattibile. Anzi, in un progetto che è approdato alle finali dei Digital360 Awards come Share, realizzato da Every Software Solutions per il GruppoFeralpi e in concorso nella categoria Cloud Computing.

Share: aperto, efficiente e pragmatico

Oltre ad archiviare e distribuire documenti, questo sistema è in grado di creare un ecosistema documentale integrato e automatizzato, coinvolgendo tutti gli stakeholders. E allo stesso tempo, garantisce sicurezza, flessibilità, scalabilità e operatività 24×7. Un bel goal per un’azienda che ha “osato” scommettere su una strategia di trasformazione digitale mirata a rinnovare concretamente le metodologie sia operative che gestionali. Voleva un sistema paperless, attività operative ottimizzate, tempi di gestione documentale minimi e monitoraggio degli avanzamenti operativi efficace. Oltre alla possibilità di lavorare a distanza, senza rinunciare alla tracciabilità di ogni documento, all’integrazione con il proprio ERP e l’apertura ad altre soluzioni.

Soluzione in public cloud tra i punti di forza

Implementata come soluzione SaaS in Public Cloud, Single-Instance Multi-Tenant, Share punta sulla configurazione di contenuti, azioni e autorizzazioni, senza vincolare nessuno a personalizzazioni che renderebbero questa soluzione non semplice da far evolvere. E invece lo può fare, sempre assicurando operatività 24×7 e la presenza di tecnologie mirate a evitare interruzioni, anche durante le attività di aggiornamento e di manutenzione. Massima resilienza e pochissimi downtime, quindi, unite a una sicurezza “by Default – by Design” che rispetta i più elevati standard di sicurezza.

Il Gruppo Feralpi può usufruire di una soluzione capace anche di generare nuovi documenti, unificandoli a quelli esistenti per arricchire il flusso informativo con metadati pertinenti. Alcuni casi d’uso sono per esempio, il contratto rottame, la bolla di riclassifica rottame e la certificazione dell’acciaio.

In questo ultimo caso si crea un documento omonimo, unificando la Lista di Rintracciabilità, i DDT di vendita e di acquisto e i Certificati di Colata pertinenti, inviandolo al destinatario come un dossier completo, in conformità con il DM 17/01/2018 “Norme Tecniche per le Costruzioni”. Per il contratto rottame si procede invece con l’acquisizione e l’archiviazione automatica dei contratti di acquisto generati dal gestionale, confermando l’ordine con massima sicurezza di ricezione e tracciabilità delle transazioni.

Nel caso della bolla di riclassifica rottame, si ha invece un archivio, con anche metadati, tratto dall’integrazione tra bolle di riclassifica, documento di trasporto e certificato di pesata in ingresso.

Le vittorie dell’economie di scala

La soluzione Share ha regalato al Gruppo Feralpi efficienza e rapidità nelle sue dinamiche interne, inizialmente articolate in differenti sistemi informatici, uno per ogni società del Gruppo. Oggi, il Gruppo è composto da una ventina di aziende tra italiane ed estere, è sostanzialmente dotato di un unico sistema gestionale e implementa con Share centinaia di processi digitalizzati che elaborano milioni di documenti ogni anno, con applicazioni integrate in grado di servire tutti gli utenti interni e migliaia di stakeholders esterni.

Un risultato che si traduce in un alto livello di competitività, ma non solo. Tra le unicità di Share c’è l’economia di scala che nasce dalla condivisione di avanzate tecnologie e sicurezza e che fa nascere un forte vantaggio economico.

Scalabilità e flessibilità sono altri due punti di forza di questa soluzione SaaS single-instance, multi-tenant modulare che semplifica aggiornamenti e interventi di manutenzione, garantendone l’esecuzione simultanea e frequente.

L’approccio “by Default – by Design” privilegia implementazioni configurabili e retrocompatibili, permettendo un alto livello di resilienza dei servizi erogati e uno sguardo verso il futuro. Lo stesso che si ha osservando la replicabilità di Share, che così minimizza tempi di implementazione e costi operativi

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Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Sfide, Opportunità e Passi essenziali

Come affrontare la digitalizzazione del processo di gestione delle SDS - Every SWS

La digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.

Molte aziende operano ancora con processi farraginosi e disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.

In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, perché quello che una volta era difficile da digitalizzare ora non lo è più, e i risultati ottenibili possono fare davvero la differenza.

I Vantaggi

1. Gestione centralizzata e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione

La disponibilità di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi tra i vari dipartimenti aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS siano detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di assessment e il conseguente cleaning.

2. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS

Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.

3. Ottimizzazione delle Risorse

L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di più alto livello come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.

4. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose

L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.

5. Aumento della Conformità Normativa

Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.

6. Miglioramento della Conformità Commerciale

Un efficiente controllo delle sostanze chimiche pericolose in azienda permette di rispondere adeguatamente alle richieste degli stakeholder in merito alla gestione dei rischi e al rispetto dei protocolli di settore e/o privati.

7. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza

Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.

8. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità

La gestione più efficiente delle sostanze chimiche pericolose semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.

Strategie di implementazione

I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.

Ecco alcuni consigli su come affrontare efficacemente il progetto.

La digitalizzazione del processo di gestione delle SDS: sfide e opportunità - Every SWS

1. Gestione delle Risorse

N

selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda

N

suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili

2. Competenze Tecniche

N

collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza

N

per favorire il successo complessivo del progetto, il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente

3. Gestione del Budget

N

dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando chiaramente rischi e benefici, può aiutare ad ottenere il supporto finanziario necessario

4. Responsabilità Inter-Dipartimentale

N

poiché le informazioni contenute nelle SDS sono utili a numerose funzioni aziendali, è fondamentale individuare il dipartimento responsabile del progetto

N

in alcuni contesti è preferibile che sia il top management a sponsorizzare il progetto

Passi essenziali

Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.

I passi essenziali per digitalizzare il processo di gestione delle SDS - Every SWS

Organizzare l'Ingresso delle SDS

Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.

Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato.

È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.

Indicizzare le SDS

Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.

L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:

N

tempi di lavoro rilevanti

N

risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti

N

difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore

N

mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori

N

possibilità di errori di trascrizione

N

difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati

Archiviare le SDS

Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.

La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.

Automatizzare Processi Specifici

Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.

È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.

Monitoraggio delle MRSL

La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di confronto continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste MRSL di riferimento (Manufacturing Restricted Substances List).

Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa la gestione delle MRSL pubbliche, private e/o di settore di interesse dell’azienda, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.

Conclusioni

La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa e commerciale, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.

Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse e del budget, le competenze tecniche e la responsabilità interdipartimentale. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici, ambientali e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.

Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in Cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.

È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.

 

Stefania Agiato

Every Software Solutions

Digitalizzare il processo di gestione delle SDS può essere un fattore di eccellenza per l'azienda con Every SWS

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Corretta ricezione e gestione delle SDS

Corretta ricezione e gestione delle SDS

La corretta ricezione e gestione delle SDS: un elemento chiave per la sicurezza, la compliance e la sostenibilità aziendale

La corretta ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS - con Every SWS

In un mondo aziendale sempre più complesso e normato, la gestione dei documenti e dei flussi informativi è fondamentale per il corretto funzionamento di ogni organizzazione. Tra i vari tipi di documentazione, le Schede Dati di Sicurezza (SDS) assumono un ruolo di primaria importanza, soprattutto quando si parla di rischio ambientale, salute e sicurezza sul lavoro, compliance e sostenibilità.

Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

Rischi associati alla cattiva gestione delle SDS

Per l’azienda, il mancato controllo del processo di ricezione e gestione delle SDS può comportare rischi significativi, che vanno oltre le sfide operative quotidiane affrontate dai reparti HSE. In caso di mancanza di policy e indicazioni sul come gestire rigorosamente questo aspetto, il Top Management può addirittura essere ritenuto responsabile per le conseguenze derivanti dalla mancanza di un adeguato sistema di gestione delle SDS.

Innanzitutto, c’è il rischio legale. La violazione delle leggi e dei regolamenti sulla sicurezza sul lavoro e sulla gestione dei prodotti chimici può comportare rivalse legali, sanzioni elevate e persino azioni penali nei confronti dei dirigenti.

In secondo luogo, c’è il rischio reputazionale. La mancata gestione delle SDS può portare a incidenti sul lavoro o danni ambientali che attirano l’attenzione dei media, danneggiando la reputazione dell’azienda. In un’era in cui i consumatori e gli investitori sono sempre più attenti alla responsabilità sociale delle imprese, i danni alla reputazione possono avere conseguenze a lungo termine sulla competitività e sul valore dell’azienda.

Infine, la mancata gestione delle SDS può compromettere gli sforzi compiuti dall’azienda per documentare la propria sostenibilità. Le SDS contengono infatti informazioni cruciali per la gestione responsabile di sostanze chimiche pericolose, che è un elemento chiave delle pratiche di sostenibilità. Questo aspetto, se non gestito correttamente, ha un impatto fondamentale sul prodotto finale, sul suo eventuale riciclo o rifiuto, in ultima analisi su tutti gli aspetti connessi alla produzione e al consumo responsabile. Senza un adeguato processo di gestione delle SDS, l’azienda può non essere in grado di rispettare gli obiettivi di sostenibilità, di ottenere certificazioni ambientali o di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni da parte degli stakeholder sulla gestione dei rischi.

I rischi della cattiva gestione delle SDS in azienda - Every SWS

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

 

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

 

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False convinzioni relative alle email

False convinzioni relative alle email

False convinzioni relative alle email

Anche se la usiamo tutti i giorni e, nella maggior parte dei casi ci è utile e non crea problemi, in realtà, a volte, sappiamo poco della posta elettronica.

In questo articolo sono riportate alcune false convinzioni relativamente alle email che chiariscono perché non possono essere utilizzate per la distribuzione sicura e a norma delle SDS ai destinatari dei prodotti.

Sono suddivise in credenze relative alla consegna e al valore di prova.

False convinzioni relative alle email - Every SWS

La Consegna

M

Se si indica l'indirizzo giusto del destinatario, l'email arriverà certamente

Falso

Anche se l’indirizzo è giusto, ci possono essere motivi per cui un’email non riesce a raggiungere il destinatario. Ad esempio, il server del destinatario potrebbe essere momentaneamente indisponibile, la casella potrebbe essere piena o il messaggio potrebbe essere considerato come SPAM.

M

Se il messaggio non viene considerato SPAM dall'antispam che utilizza il mittente, certamente l'antispam del destinatario, qualunque esso sia, non bloccherà la email

Falso

Non è necessariamente vero. Anche se un antispam non considera un messaggio come SPAM, c’è sempre la possibilità che un altro antispam lo riconosca come tale.

M

Se il messaggio non viene recapitato, si riceverà certamente una email di notifica dal server del destinatario

Falso

Non è necessariamente vero. A seconda delle impostazioni del server del destinatario, potrebbe non essere possibile sapere se un messaggio è stato recapitato oppure no.

M

I casi di mancata ricezione delle email sono così rari che non conviene prenderli in considerazione

Falso

I casi di mancata ricezione sono abbastanza comuni e devono essere considerati nel processo di invio di un messaggio, specie se importante. Alcune stime riportano che la percentuale di email disperse varia tra l’1% a oltre il 10%, dipendentemente dai contesti.

La Prova

M

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione certa delle email inviate ai destinatari

Falso

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione delle email inviate ai destinatari e può essere utilizzata in caso di contenzioso, ma non può essere considerata come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte. Infatti, i messaggi contenuti tra la posta inviata possono essere facilmente costruiti, ad esempio spostando tra di essi email che non sono mai state spedite. Inoltre, non può essere provato che i messaggi non siano stati alterati dopo l’invio.

M

La stampa di una email inviata o ricevuta rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto

Falso

La stampa di una email inviata o ricevuta non rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto. La stampa di una email può essere facilmente manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

M

La data e ora del messaggio riportato in una email rappresenta un'evidenza temporale legalmente probatoria e non ripudiabile che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento

Falso

Il Time Stamp può essere utilizzato come prova legale in tribunale per dimostrare che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento, ma non può essere considerato come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte.

M

L'esibizione di una email che afferma che un interlocutore ha ricevuto un certo messaggio costituisce prova certa che il messaggio sia stato ricevuto

Falso

Una email può essere facilmente prodotta, manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

M

Se viene impostata l'opzione "ricevuta di ritorno", quando l'email verrà aperta si riceverà certamente un messaggio di conferma della ricezione

Falso

L’opzione ricevuta di ritorno non garantisce che si riceverà un messaggio di conferma quando l’email verrà aperta, in quanto ciò dipende dal server del destinatario e dalla sua configurazione.

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Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale

Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale

Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale: una bussola per orientarsi

Dematerializzazione, digitizzazione, digitalizzazione e digital trasformation. Come orientarsi - approfondimenti di Roberto Di Martino Every SWS

Siamo chiaramente in un’epoca di “rivoluzione digitale”, che sta velocemente modificando il modo in cui lavoriamo, interagiamo e viviamo le nostre vite. Questa metamorfosi ha generato una gamma di terminologie che, a volte, vengono fraintese e confuse l’una con l’altra.

Da tempo mi occupo di Trasformazione Digitale e spesso mi trovo a constatare che alcuni termini, che hanno un significato preciso, vengono usati in modo intercambiabile, quasi fossero sinonimi.

Definizioni come Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale vengono frequentemente utilizzate con la massima disinvoltura e senza che ci si soffermi sul loro reale significato. Risultato: incomprensioni e aspettative disattese.

Vediamo se è possibile fare un po’ di chiarezza.

Dematerializzazione

E’ finalizzata all’eliminazione della necessità di supporti materiali per archiviare, gestire e trasmettere informazioni. Ciò riduce la necessità di spazio fisico, i costi di produzione e/o di trasmissione, nonché l’impatto ambientale.

Viene subito alla mente la conversione di documenti cartacei mediante scansione “immagine”, che ne produce una loro copia digitale (ad esempio: file in formato PDF “raster” o JPG). Ma questo è solo un esempio, in quanto la Dematerializzazione può essere applicata in molti altri contesti, estendendosi di fatto a qualsiasi processo che intende eliminare la necessità di supporti materiali.

Ad esempio, nel caso degli audio, la Dematerializzazione può essere il trasferimento da supporti fisici come nastri magnetici o vinili a formati digitali come file MP3, AAC o WAV, che possono essere memorizzati, gestiti e trasmessi elettronicamente. Nel caso dei video, può riferirsi alla sostituzione di supporti come le cassette VHS con formati digitali come file MP4, AVI o MKV. Anche in questi casi, la Dematerializzazione comporta la possibilità di memorizzare, gestire e trasmettere video attraverso mezzi elettronici.

E’ da notare che l’attività di Dematerializzazione può avvenire in varie fasi del processo di gestione delle informazioni. Può essere all’origine, per cui viene completamente evitata la creazione dei supporti fisici, ottenendo così il maggior beneficio in termini di efficienza, di risparmio e di minimizzazione dell’impatto ambientale. Ma può anche avvenire in fasi successive, come ad esempio quando il produttore iniziale delle informazioni le invia su supporto materiale e chi le riceve le dematerializza, ad esempio scansionando un documento cartaceo con lo scopo di ottenerne una copia digitale che possa essere archiviata o trasferita in modo più agevole. Di converso, si incontrano talvolta processi “ad alta inefficienza”, in cui un documento viene ricevuto in digitale, viene stampato da chi lo riceve per scriverci un appunto manuale, per poi essere scansionato ed archiviato in formato digitale e infine… distrutto. Va da sé che processi di questo tipo provocano inutilmente lavoro, costi, impatto ambientale e rifiuti… totalmente evitabili, semplicemente ottimizzando il processo grazie ad un corretto utilizzo delle tecnologie digitali.

Digitizzazione

Riguarda la conversione di informazioni analogiche in informazioni digitali. In pratica, non si limita all’eliminazione dei supporti materiali ma si occupa della trasformazione dei contenuti in formato digitale. Ciò contempla la conversione di testi, immagini, audio e video in dati digitali che possono essere elaborati, memorizzati e trasmessi elettronicamente in maniera migliore di come descritto precedentemente. Un esempio di Digitizzazione è la scansione di un documento cartaceo atta a crearne una versione digitale, un po’ come descritto nel caso della Dematerializzazione, ma applicando durante la scansione anche un processo OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition), che ne estrae il testo interpretandone la sua rappresentazione grafica e genera un file in formato PDF “con testo”. Il contenuto diviene così copiabile e ricercabile, ma non è realmente elaborabile con processi evoluti, in quanto non viene applicata alcuna regola che classifichi e strutturi i dati e le informazioni. La Digitizzazione si applica in processi in cui i contenuti sono riportati in formato analogico su supporti materiali ed è sufficiente averne una copia digitale, senza procedere con processi di Digitalizzazione.

Digitalizzazione

Mentre la Digitizzazione si limita alla conversione di dati da analogici a digitali, la Digitalizzazione va oltre, classificando le informazioni digitali (comunque ottenute) per assegnare loro una semantica che le renda informaticamente elaborabili. Ad esempio, da un documento vengono estratte e classificate alcune informazioni, come il tipo del documento, l’autore, il titolo, la data, il corpo del testo, nonché altri dati specifici che possono essere d’interesse per le elaborazioni successive. La trasformazione delle informazioni digitali in Metadati (ottenuta classificandole, organizzandole e strutturandole) consente di migliorare o cambiare processi, modelli di business e interazioni.  La Digitalizzazione crea nuove opportunità di business e ottimizza le risorse esistenti attraverso l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali, come l’automazione, le firme digitali, l’intelligenza artificiale, il big data, l’IoT (Internet-of-Things, Internet delle Cose).

Digital Transformation

La Trasformazione Digitale implica invece un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione. Si tratta di un processo di rinnovamento che coinvolge la revisione di processi, competenze, modelli di business e tecnologie, al fine di creare nuovi modi di operare e generare valore. La Digital Transformation va oltre la semplice adozione di nuove tecnologie, poiché implica anche un cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

E’ importante sottolineare che la Trasformazione Digitale è un percorso di transizione. Pur implicando un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione, può essere applicata in modo graduale. Questo significa che le aziende possono introdurre progressivamente nuove tecnologie, processi e competenze, in modo da adattarsi alle sfide e alle opportunità che emergono durante il percorso di trasformazione. Questo approccio scalabile consente alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e gli investimenti associati alla Trasformazione Digitale, evitando di affrontare cambiamenti troppo drastici o rapidi che potrebbero creare problemi o turbolenze interne.

 

In conclusione, sebbene i termini Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Digital Transformation possano sembrare simili, ciascuno rappresenta un aspetto distinto del percorso di ognuno di noi verso un mondo sempre più digitale. La Dematerializzazione elimina la necessità di supporti fisici, la Digitizzazione converte le informazioni analogiche in formato digitale, la Digitalizzazione classifica e struttura le informazioni digitali in modo da permettere il miglioramento dei processi attraverso la loro elaborazione e la Digital Transformation consente di ridefinire le strategie aziendali e creare nuovi modelli di business fruendo delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali e richiede un importante cambiamento nella strategia e nella cultura organizzativa.

Comprendere queste differenze è fondamentale per le aziende e gli individui che cercano di adattarsi e prosperare nell’era digitale. Ogni processo ha un ruolo importante nel plasmare il nostro futuro e, insieme, questi concetti costituiscono la base per il continuo sviluppo e l’innovazione nel campo della tecnologia, del business e, in ultima analisi, del modo stesso in cui viviamo.

 

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

 

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti nel tuo percorso verso la Trasformazione Digitale