Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

Siamo chiaramente in un’epoca di “rivoluzione digitale”, che sta velocemente modificando il modo in cui lavoriamo, interagiamo e viviamo le nostre vite. Questa metamorfosi ha generato una gamma di terminologie che, a volte, vengono fraintese e confuse l’una con l’altra.

Da tempo mi occupo di Trasformazione Digitale e spesso mi trovo a constatare che alcuni termini, che hanno un significato preciso, vengono usati in modo intercambiabile, quasi fossero sinonimi.

Definizioni come Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale vengono frequentemente utilizzate con la massima disinvoltura e senza che ci si soffermi sul loro reale significato. Risultato: incomprensioni e aspettative disattese.

Vediamo se è possibile fare un po’ di chiarezza.

Dematerializzazione

E’ finalizzata all’eliminazione della necessità di supporti materiali per archiviare, gestire e trasmettere informazioni. Ciò riduce la necessità di spazio fisico, i costi di produzione e/o di trasmissione, nonché l’impatto ambientale.

Viene subito alla mente la conversione di documenti cartacei mediante scansione “immagine”, che ne produce una loro copia digitale (ad esempio: file in formato PDF “raster” o JPG). Ma questo è solo un esempio, in quanto la Dematerializzazione può essere applicata in molti altri contesti, estendendosi di fatto a qualsiasi processo che intende eliminare la necessità di supporti materiali.

Ad esempio, nel caso degli audio, la Dematerializzazione può essere il trasferimento da supporti fisici come nastri magnetici o vinili a formati digitali come file MP3, AAC o WAV, che possono essere memorizzati, gestiti e trasmessi elettronicamente. Nel caso dei video, può riferirsi alla sostituzione di supporti come le cassette VHS con formati digitali come file MP4, AVI o MKV. Anche in questi casi, la Dematerializzazione comporta la possibilità di memorizzare, gestire e trasmettere video attraverso mezzi elettronici.

E’ da notare che l’attività di Dematerializzazione può avvenire in varie fasi del processo di gestione delle informazioni. Può essere all’origine, per cui viene completamente evitata la creazione dei supporti fisici, ottenendo così il maggior beneficio in termini di efficienza, di risparmio e di minimizzazione dell’impatto ambientale. Ma può anche avvenire in fasi successive, come ad esempio quando il produttore iniziale delle informazioni le invia su supporto materiale e chi le riceve le dematerializza, ad esempio scansionando un documento cartaceo con lo scopo di ottenerne una copia digitale che possa essere archiviata o trasferita in modo più agevole. Di converso, si incontrano talvolta processi “ad alta inefficienza”, in cui un documento viene ricevuto in digitale, viene stampato da chi lo riceve per scriverci un appunto manuale, per poi essere scansionato ed archiviato in formato digitale e infine… distrutto. Va da sé che processi di questo tipo provocano inutilmente lavoro, costi, impatto ambientale e rifiuti… totalmente evitabili, semplicemente ottimizzando il processo grazie ad un corretto utilizzo delle tecnologie digitali.

Digitizzazione

Riguarda la conversione di informazioni analogiche in informazioni digitali. In pratica, non si limita all’eliminazione dei supporti materiali ma si occupa della trasformazione dei contenuti in formato digitale. Ciò contempla la conversione di testi, immagini, audio e video in dati digitali che possono essere elaborati, memorizzati e trasmessi elettronicamente in maniera migliore di come descritto precedentemente. Un esempio di Digitizzazione è la scansione di un documento cartaceo atta a crearne una versione digitale, un po’ come descritto nel caso della Dematerializzazione, ma applicando durante la scansione anche un processo OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition), che ne estrae il testo interpretandone la sua rappresentazione grafica e genera un file in formato PDF “con testo”. Il contenuto diviene così copiabile e ricercabile, ma non è realmente elaborabile con processi evoluti, in quanto non viene applicata alcuna regola che classifichi e strutturi i dati e le informazioni. La Digitizzazione si applica in processi in cui i contenuti sono riportati in formato analogico su supporti materiali ed è sufficiente averne una copia digitale, senza procedere con processi di Digitalizzazione.

Digitalizzazione

Mentre la Digitizzazione si limita alla conversione di dati da analogici a digitali, la Digitalizzazione va oltre, classificando le informazioni digitali (comunque ottenute) per assegnare loro una semantica che le renda informaticamente elaborabili. Ad esempio, da un documento vengono estratte e classificate alcune informazioni, come il tipo del documento, l’autore, il titolo, la data, il corpo del testo, nonché altri dati specifici che possono essere d’interesse per le elaborazioni successive. La trasformazione delle informazioni digitali in Metadati (ottenuta classificandole, organizzandole e strutturandole) consente di migliorare o cambiare processi, modelli di business e interazioni.  La Digitalizzazione crea nuove opportunità di business e ottimizza le risorse esistenti attraverso l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali, come l’automazione, le firme digitali, l’intelligenza artificiale, il big data, l’IoT (Internet-of-Things, Internet delle Cose).

Digital Transformation

La Trasformazione Digitale implica invece un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione. Si tratta di un processo di rinnovamento che coinvolge la revisione di processi, competenze, modelli di business e tecnologie, al fine di creare nuovi modi di operare e generare valore. La Digital Transformation va oltre la semplice adozione di nuove tecnologie, poiché implica anche un cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

E’ importante sottolineare che la Trasformazione Digitale è un percorso di transizione. Pur implicando un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione, può essere applicata in modo graduale. Questo significa che le aziende possono introdurre progressivamente nuove tecnologie, processi e competenze, in modo da adattarsi alle sfide e alle opportunità che emergono durante il percorso di trasformazione. Questo approccio scalabile consente alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e gli investimenti associati alla Trasformazione Digitale, evitando di affrontare cambiamenti troppo drastici o rapidi che potrebbero creare problemi o turbolenze interne.

In conclusione, sebbene i termini Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Digital Transformation possano sembrare simili, ciascuno rappresenta un aspetto distinto del percorso di ognuno di noi verso un mondo sempre più digitale. La Dematerializzazione elimina la necessità di supporti fisici, la Digitizzazione converte le informazioni analogiche in formato digitale, la Digitalizzazione classifica e struttura le informazioni digitali in modo da permettere il miglioramento dei processi attraverso la loro elaborazione e la Digital Transformation consente di ridefinire le strategie aziendali e creare nuovi modelli di business fruendo delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali e richiede un importante cambiamento nella strategia e nella cultura organizzativa.

Comprendere queste differenze è fondamentale per le aziende e gli individui che cercano di adattarsi e prosperare nell’era digitale. Ogni processo ha un ruolo importante nel plasmare il nostro futuro e, insieme, questi concetti costituiscono la base per il continuo sviluppo e l’innovazione nel campo della tecnologia, del business e, in ultima analisi, del modo stesso in cui viviamo.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager