Siamo chiaramente in un’epoca di “rivoluzione digitale”, che sta velocemente modificando il modo in cui lavoriamo, interagiamo e viviamo le nostre vite. Questa metamorfosi ha generato una gamma di terminologie che, a volte, vengono fraintese e confuse l’una con l’altra.

Da tempo mi occupo di Trasformazione Digitale e spesso mi trovo a constatare che alcuni termini, che hanno un significato preciso, vengono usati in modo intercambiabile, quasi fossero sinonimi.

Definizioni come Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale vengono frequentemente utilizzate con la massima disinvoltura e senza che ci si soffermi sul loro reale significato. Risultato: incomprensioni e aspettative disattese.

Vediamo se è possibile fare un po’ di chiarezza.

Dematerializzazione

E’ finalizzata all’eliminazione della necessità di supporti materiali per archiviare, gestire e trasmettere informazioni. Ciò riduce la necessità di spazio fisico, i costi di produzione e/o di trasmissione, nonché l’impatto ambientale.

Viene subito alla mente la conversione di documenti cartacei mediante scansione “immagine”, che ne produce una loro copia digitale (ad esempio: file in formato PDF “raster” o JPG). Ma questo è solo un esempio, in quanto la Dematerializzazione può essere applicata in molti altri contesti, estendendosi di fatto a qualsiasi processo che intende eliminare la necessità di supporti materiali.

Ad esempio, nel caso degli audio, la Dematerializzazione può essere il trasferimento da supporti fisici come nastri magnetici o vinili a formati digitali come file MP3, AAC o WAV, che possono essere memorizzati, gestiti e trasmessi elettronicamente. Nel caso dei video, può riferirsi alla sostituzione di supporti come le cassette VHS con formati digitali come file MP4, AVI o MKV. Anche in questi casi, la Dematerializzazione comporta la possibilità di memorizzare, gestire e trasmettere video attraverso mezzi elettronici.

E’ da notare che l’attività di Dematerializzazione può avvenire in varie fasi del processo di gestione delle informazioni. Può essere all’origine, per cui viene completamente evitata la creazione dei supporti fisici, ottenendo così il maggior beneficio in termini di efficienza, di risparmio e di minimizzazione dell’impatto ambientale. Ma può anche avvenire in fasi successive, come ad esempio quando il produttore iniziale delle informazioni le invia su supporto materiale e chi le riceve le dematerializza, ad esempio scansionando un documento cartaceo con lo scopo di ottenerne una copia digitale che possa essere archiviata o trasferita in modo più agevole. Di converso, si incontrano talvolta processi “ad alta inefficienza”, in cui un documento viene ricevuto in digitale, viene stampato da chi lo riceve per scriverci un appunto manuale, per poi essere scansionato ed archiviato in formato digitale e infine… distrutto. Va da sé che processi di questo tipo provocano inutilmente lavoro, costi, impatto ambientale e rifiuti… totalmente evitabili, semplicemente ottimizzando il processo grazie ad un corretto utilizzo delle tecnologie digitali.

Digitizzazione

Riguarda la conversione di informazioni analogiche in informazioni digitali. In pratica, non si limita all’eliminazione dei supporti materiali ma si occupa della trasformazione dei contenuti in formato digitale. Ciò contempla la conversione di testi, immagini, audio e video in dati digitali che possono essere elaborati, memorizzati e trasmessi elettronicamente in maniera migliore di come descritto precedentemente. Un esempio di Digitizzazione è la scansione di un documento cartaceo atta a crearne una versione digitale, un po’ come descritto nel caso della Dematerializzazione, ma applicando durante la scansione anche un processo OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition), che ne estrae il testo interpretandone la sua rappresentazione grafica e genera un file in formato PDF “con testo”. Il contenuto diviene così copiabile e ricercabile, ma non è realmente elaborabile con processi evoluti, in quanto non viene applicata alcuna regola che classifichi e strutturi i dati e le informazioni. La Digitizzazione si applica in processi in cui i contenuti sono riportati in formato analogico su supporti materiali ed è sufficiente averne una copia digitale, senza procedere con processi di Digitalizzazione.

Digitalizzazione

Mentre la Digitizzazione si limita alla conversione di dati da analogici a digitali, la Digitalizzazione va oltre, classificando le informazioni digitali (comunque ottenute) per assegnare loro una semantica che le renda informaticamente elaborabili. Ad esempio, da un documento vengono estratte e classificate alcune informazioni, come il tipo del documento, l’autore, il titolo, la data, il corpo del testo, nonché altri dati specifici che possono essere d’interesse per le elaborazioni successive. La trasformazione delle informazioni digitali in Metadati (ottenuta classificandole, organizzandole e strutturandole) consente di migliorare o cambiare processi, modelli di business e interazioni.  La Digitalizzazione crea nuove opportunità di business e ottimizza le risorse esistenti attraverso l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali, come l’automazione, le firme digitali, l’intelligenza artificiale, il big data, l’IoT (Internet-of-Things, Internet delle Cose).

Digital Transformation

La Trasformazione Digitale implica invece un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione. Si tratta di un processo di rinnovamento che coinvolge la revisione di processi, competenze, modelli di business e tecnologie, al fine di creare nuovi modi di operare e generare valore. La Digital Transformation va oltre la semplice adozione di nuove tecnologie, poiché implica anche un cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

E’ importante sottolineare che la Trasformazione Digitale è un percorso di transizione. Pur implicando un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione, può essere applicata in modo graduale. Questo significa che le aziende possono introdurre progressivamente nuove tecnologie, processi e competenze, in modo da adattarsi alle sfide e alle opportunità che emergono durante il percorso di trasformazione. Questo approccio scalabile consente alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e gli investimenti associati alla Trasformazione Digitale, evitando di affrontare cambiamenti troppo drastici o rapidi che potrebbero creare problemi o turbolenze interne.

In conclusione, sebbene i termini Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Digital Transformation possano sembrare simili, ciascuno rappresenta un aspetto distinto del percorso di ognuno di noi verso un mondo sempre più digitale. La Dematerializzazione elimina la necessità di supporti fisici, la Digitizzazione converte le informazioni analogiche in formato digitale, la Digitalizzazione classifica e struttura le informazioni digitali in modo da permettere il miglioramento dei processi attraverso la loro elaborazione e la Digital Transformation consente di ridefinire le strategie aziendali e creare nuovi modelli di business fruendo delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali e richiede un importante cambiamento nella strategia e nella cultura organizzativa.

Comprendere queste differenze è fondamentale per le aziende e gli individui che cercano di adattarsi e prosperare nell’era digitale. Ogni processo ha un ruolo importante nel plasmare il nostro futuro e, insieme, questi concetti costituiscono la base per il continuo sviluppo e l’innovazione nel campo della tecnologia, del business e, in ultima analisi, del modo stesso in cui viviamo.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions srl

CEO & Solutions Manager

Introduzione

Nel corso degli anni di attività, le aziende in generale, e così anche le aziende cosmetiche, ricevono dai propri fornitori numerose Schede di Dati di Sicurezza (SDS) relative alle sostanze chimiche e alle miscele che vengono acquistate. Conformemente alla normativa che disciplina le SDS (il Regolamento (CE) n.1906/2007 (1)), esse vengono fornite, su carta o in forma elettronica, entro a data di fornitura della sostanza o della miscela oggetto della SDS. Successivamente, le SDS vengono sottoposte a revisione (i) non appena si rendono disponibili nuove informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli; (ii) qualora sia stata rilasciata o rifiutata un’autorizzazione, (iii) qualora sia stata imposta una restrizione (1) e, oltre a questi casi previsti dalla norma, ogni qualvolta il fornitore ritenga opportuno trasmettere delle versioni aggiornate, apportando le modifiche del caso.

Nella valutazione dei rischi richiesta ai sensi del D.lgs. 9 Aprile 2008 n. 81 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro, TUSL), il datore di lavoro determina preliminarmente l’eventuale presenza di agenti chimici pericolosi sul luogo di lavoro e valuta anche i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori derivanti dalla presenza di tali agenti, prendendo in considerazione, in particolare (e tra gli altri elementi): a) le loro proprietà pericolose; b) le informazioni sulla salute e sicurezza comunicate dal fornitore tramite la relativa SDS.

Inoltre, ai sensi del TUSL, i datori di lavoro garantiscono che i lavoratori o i loro rappresentanti dispongano dell’accesso a ogni SDS messa a disposizione dal fornitore (2). Parimenti, il Regolamento (CE) n.1907/2006 stabilisce che i datori di lavoro mettano a disposizione le SDS (o i documenti informativi laddove non sia obbligatoria l’emissione di una SDS) di sostanze e miscele a tutti i lavoratori che le utilizzano o che possono esserne esposti nel corso della loro attività professionale (1).

In questo quadro, dove è facile intravedere un’ampia movimentazione di documenti in una versione auspicabilmente sempre più ricca di informazioni e aggiornata, una corretta e accurata archiviazione rappresenta sicuramente il punto di partenza per ogni processo organizzativo che l’azienda intenda impostare.

Inoltre, con l’arrivo delle nuove versioni occorrerebbe averle immediatamente a disposizione in modo da accertare quali sono gli elementi che sono stati variati e come essi incidono nelle valutazioni redatte in azienda. Tuttavia, le precedenti SDS non devono essere cancellate, in quanto potrebbe essere necessario dimostrare che si era in possesso, in un certo periodo, della versione precedente. Ai sensi della normativa vigente (1), ciascun attore riunisce tutte le informazioni di cui necessita per assolvere gli obblighi che gli impone la normativa e ne assicura la disponibilità per un periodo di tempo di almeno dieci anni dopo che ha fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l’ultima volta la sostanza o la miscela, quindi anche in caso di dismissione dell’uso di un particolare prodotto.

L’archiviazione delle SDS “in proprio”

Inizialmente, una larga parte delle aziende si organizza creando una cartella in un disco della rete informatica dell’azienda, accessibile da parte del personale autorizzato, dove vengono depositati i documenti (normalmente in formato PDF) man mano che vengono trasmessi dai fornitori.

Con il passare del tempo, i documenti a disposizione aumentano e può diventare sempre più difficile archiviarli in una maniera utile e inequivocabilmente comprensibile, oltre a reperirli. Il riconoscimento dei file utilizzando il solo nome diventa praticamente impossibile, poiché ogni fornitore utilizza uno standard di nomenclatura differente; dunque, si cerca di sopperire suddividendo le SDS in diverse cartelle di rete, che però iniziano presto a proliferare. Nei casi più frequenti viene creata una cartella per ogni produttore, in modo da ripartire la massa di documenti in tanti piccoli pezzi, meglio gestibili.

Non è raro trovare aziende che, a fronte dell’uso in produzione di qualche centinaio di prodotti che sono corredati da una SDS, abbiano un centinaio di cartelle di rete contenenti un paio di migliaia di documenti.

In taluni casi, l’azienda sceglie di organizzarsi dotando ogni reparto di produzione o stabilimento delle sole SDS di propria competenza (concetto in linea di principio corretto, anche per evitare la sovrainformazione causata dall’accesso indiscriminato di chiunque a informazioni non di propria competenza o interesse). Così facendo, la questione si complica ulteriormente. È infatti usuale che i documenti in PDF vengano allocati in diverse cartelle, per cui, quando arriva una nuova versione di una SDS, quest’ultima dovrebbe essere distribuita in varie sottocartelle. Oppure, ancora, nei casi in cui vengono trasmesse in azienda diverse versioni relative a diverse lingue della stessa SDS (immaginiamo il caso di un distributore di materie prime che non realizza opera di rebranding, che rivenderà il prodotto su mercati diversi e che riceve dal proprio fornitore versioni diverse dello stesso documento, contrassegnato da nomi o date diverse), che contribuiscono alla moltiplicazione dei documenti archiviati e, parimenti, alla confusione.

Inoltre, le varie prassi di consegna adottate dai vari fornitori fanno sì che qualsiasi procedura organizzativa sia ulteriormente articolata: talvolta le SDS vengono consegnate all’ufficio acquisti, talvolta all’RSPP dell’azienda (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione), altre volte vengono consegnate con le merci e quindi vengono ricevute direttamente nei vari stabilimenti. Molte aziende hanno cercato di migliorare la propria capacità di gestione di questa complessità compilando, ad esempio, dei fogli Excel contenenti i dati caratteristici del prodotto e, nei casi più virtuosi, un link al documento memorizzato nell’opportuna cartella. Ma anche questo metodo è complesso da gestire e, nella maggior parte dei casi, se ne perde il controllo in breve tempo.

A medio termine, il risultato è più o meno sempre lo stesso: l’azienda si trova a gestire molti più documenti di quanti dovrebbe o potrebbe e le diverse persone è facile che accedano a SDS obsolete che non sono state tempestivamente aggiornate nel proprio ambiente di consultazione (cartella informatica o fisica che sia).

Così facendo, in breve tempo ci si ritrova con SDS doppie, superate o in versioni differenti nei vari siti aziendali, dando origine a confusione e possibili errori. Da qui la necessità di avere soluzioni che aiutino concretamente, con una gestione centralizzata e unificata dei documenti ricevuti e con il trattamento digitale dei dati in essi contenuti.

Si ravvisa, pertanto, la necessità di implementare un processo che permetta la gestione completa delle SDS in ingresso in azienda, che comprenda la ricezione, l’analisi dei contenuti, la verifica della rispondenza del documento ai requisiti imposti dalla normativa, la messa in evidenza degli aspetti di pericolosità eventualmente variati (e che potrebbero in taluni casi compromettere l’impiego di una data sostanza nel settore cosmetico), fino al loro utilizzo in produzione e all’eventuale archiviazione delle SDS obsolete (perché sostituite da una nuova versione) o discontinuate perché relative a prodotti dismessi dalla produzione.

A tale scopo, è stato ritenuto opportuno condurre uno studio sperimentale, mediante l’ausilio di adeguati supporti informatici, per mettere in evidenza, mediante una fotografia, qual è lo status comune della gestione documentale (e in particolare delle SDS) in un’azienda che si occupa di formulazione, al fine di individuare le strategie opportune e adottabili nei contesti di lavoro.

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